Bevor Sie Equipment über mehrere Standorte prüfen können, benötigen Sie eine Liste, gegen die jeder Standort überprüft wird. Das klingt offensichtlich, aber es ist der Schritt, den die meisten Unternehmen überspringen. Deshalb schlagen Prüfungen über Standorte von Anfang an fehl.

Ziehen Sie alle vorhandenen Aufzeichnungen zusammen, die Sie haben. Dies umfasst Site-Tabellenkalkulationsblätter, ERP-Einträge, von Lieferanten gehaltenes Inventar und alles, was informell verfolgt wird. Kombinieren Sie diese in eine einzige Master-Liste. Geben Sie jedem Asset einen eindeutigen Identifier, der sich nicht ändert, egal welcher Standort ihn aufzeichnet oder welche lokale Namenskonvention dieser Standort verwendet. Wenn zwei Standorte derzeit den gleichen Equipment-Typ unterschiedlich benennen, ist jetzt der Moment, wo Sie das korrigieren. Warten Sie nicht bis zur Prüfung selbst, um es zu sortieren.

Dieses Register wird Ihre Baseline. Jede Zählung, die Sie danach durchführen, wird dagegen verglichen, nicht gegen das, was jeder Standort zufällig für richtig hält.

Nicht jedes Asset benötigt die gleiche Prüffrequenz. Alles nach dem gleichen Schema zu überprüfen, verschwendet Zeit auf risikoarmes Equipment. Es ist auch oft nicht häufig genug für hochriskantes Equipment.

Sortieren Sie Ihr Asset-Register in drei Gruppen. Hochriskante Assets sind hochwertig, bewegen sich häufig zwischen Standorten oder Partnern, oder haben eine Geschichte des Verschwindens. Überprüfen Sie diese monatlich oder kontinuierlich, wenn Sie die Tools dafür haben. Mittlerisk-Assets sind wertvoll, bleiben aber relativ statisch, wie Equipment, das die meiste Zeit an einem Standort sitzt. Eine vierteljährliche Überprüfung ist normalerweise ausreichend für diese. Niedrigriskante Assets sind niedrigwertig oder leicht zu ersetzen. Eine jährliche Überprüfung ist typischerweise ausreichend.

Diese allein Klassifizierung löst ein echtes Problem. Die meisten Unternehmen überprüfen entweder alles ständig, was nicht nachhaltig ist, oder überprüfen alles selten, was hochriskante Assets zu lange ungeprüft lässt. Die Anpassung der Häufigkeit an das Risiko behebt beides.

Bild: Risikoklassifizierungstabelle für Assets mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität

Dies ist der Schritt, der den meisten Schaden verursacht, wenn er übersprungen wird. Sagen Sie, ein Standort zählt ein Asset als vorhanden, wenn es irgendwo auf dem Gelände ist. Ein anderer Standort zählt es nur als vorhanden, wenn es aktiv genutzt wird. Ihre konsolidierten Zahlen werden nichts bedeuten, auch wenn jeder Standort seine Zählung korrekt durchgeführt hat.

Bevor Sie Equipment über mehrere Standorte prüfen, definieren Sie eine kleine Reihe von Standardstatussen. Jeder Standort muss diese verwenden, unabhängig von lokaler Sprache oder internen Gewohnheiten. Nützliche Kategorien umfassen typischerweise: in Benutzung, in Lagerung, in Transit, bei Partner oder Lieferant und nicht erfasst. Übersetzen Sie diese in die Sprache, in der jeder Standort tätig ist. Halten Sie die zugrunde liegenden Kategorien überall identisch. Wenn ein Standort sich in einem separaten System oder einer lokalen Tabellenkalkulation anmeldet, weisen Sie jemandem zu, die lokalen Begriffe dieses Standorts Ihren Standardkategorien zuzuordnen, bevor Daten kombiniert werden.

Ohne diesen Schritt führen Sie nicht wirklich eine Prüfung durch. Sie würden mehrere verschiedene Prüfungen durchführen und hoffen, dass sie sich zu etwas Bedeutungsvollem addieren.

Sobald das Register und die Statuskategorien vorhanden sind, muss die tatsächliche Zählung überall die gleiche Methode befolgen. Sie sollte nicht davon abhängen, welcher Ansatz jeder Site-Manager bevorzugt.

Geben Sie jedem Standort die gleichen Anweisungen. Sagen Sie ihnen, welche Assets überprüfen sind, welche Statusoptionen zu verwenden sind und was zu tun ist, wenn ein Asset nicht lokalisiert werden kann. Legen Sie eine Frist fest, die gleichzeitig für alle Standorte gilt. Lassen Sie nicht jeden Standort nach seinem eigenen Zeitplan berichten, da gestaffelte Berichte genau so sind, wie Lücken verborgen werden. Fordern Sie eine einfache Bestätigung von jedem Standort, auch einer leeren. Auf diese Weise können Sie zwischen einem Standort, der überprüft hat und nichts Falsches gefunden hat, und einem Standort, der einfach überhaupt nicht überprüft hat, unterscheiden.

Bild: Team koordiniert eine synchronisierte Equipment-Zählung über Standorte

Wenn eine Zählung nicht mit dem Register übereinstimmt, ist der Instinkt oft, es zu notieren und zum nächsten Standort zu gehen. Das ist, wie kleine Diskrepanzen zu permanenten Unbekannten werden.

Behandeln Sie jede Nichtübereinstimmung als etwas, das sofort gelöst werden muss, nicht als etwas, das später erneut untersucht werden soll. Überprüfen Sie zunächst, ob das Asset an einem Nachbarstandort oder in Transitunterlagen auftaucht. Ein großer Teil der "fehlenden" Assets erweist sich als fehlerhaft aufgezeichnet statt tatsächlich verloren. Wenn ein Asset wirklich nicht lokalisiert werden kann, markieren Sie es mit dem Datum als nicht erfasst. Lassen Sie es nicht mehrdeutig sein, damit die nächste Prüfung sagen kann, ob es wieder auftaucht oder vermisst bleibt. Führen Sie ein laufendes Protokoll von nicht erfassten Assets über Prüfungen. Ein Muster, wie ein Standort oder eine Route, die konstant Verluste produziert, sagt Ihnen viel mehr als jede einzelne Zählung.

Eine einzelne Prüfung sagt Ihnen, was heute wahr ist. Ein Muster über Prüfungen sagt Ihnen, wo Ihre echten Probleme sind.

Nach jeder Prüfung verfolgen Sie drei Zahlen. Ihre Sichtbarkeitsquote ist der Prozentsatz der registrierten Assets, die erfolgreich lokalisiert wurden. Dies sollte sich 100 Prozent nähern, wenn Ihr Prozess reift. Ihre Zeit zum Lokalisieren ist die Zeit, die die Prüfung selbst brauchte, von Anfang bis Ende. Eine sinkende Zahl bedeutet, dass Ihr Prozess sich wirklich verbessert, nicht nur dass er sich organisierter anfühlt. Ihre Quote nicht erfasster Assets ist der Prozentsatz von Assets, die nach Ausgleich noch vermisst werden, aufgeschlüsselt nach Standort. Dies sagt Ihnen, welche Orte die meiste Aufmerksamkeit brauchen.

Überprüfen Sie diese drei Zahlen nach jeder Prüfung, anstatt einfach sofort auftretende Diskrepanzen zu korrigieren. Das ist, was eine Prüfung von einer einmaligen Brandbekämpfung in etwas verwandelt, das tatsächlich Equipment-Verlust im Laufe der Zeit reduziert. Wir haben dieses gleiche Problem in unserem Artikel über wie man Equipment-Verlust verhindert unter einem anderen Winkel behandelt.

Alles oben ist ein Prozess, den Sie manuell ausführen können, und viele Unternehmen tun genau das als erste Schritt. Aber die gleichen sechs Schritte zeigen direkt auf, warum manuelle Zählungen ein Ceiling erreichen, egal wie diszipliniert der Prozess ist.

Industrielles Asset-Tracking löst die Schritte 1, 3 und 4 automatisch. Jedes Asset hat bereits einen eindeutigen Identifier und einen nahezu echtzeitigen Status. Es gibt kein Register zum Abstimmen, und kein Risiko, dass zwei Standorte verschiedene Begriffe für das gleiche Ding verwenden. Schritte 5 und 6 passieren kontinuierlich statt nur zu geplanten Prüfpunkten. Eine Diskrepanz wird am Tag der Entdeckung gemeldet, nicht beim nächsten Mal, wenn jemand eine Website besucht. Schritt 2 hat immer noch Bedeutung, auch mit Tracking vorhanden, da er Ihnen hilft zu entscheiden, wo Aufmerksamkeit zu konzentrieren ist. Aber es wechselt von der Entscheidung, wie oft Sie physisch überprüfen, zu der Entscheidung, welche Assets die detaillierteste Überwachung erhalten. Für Assets, bei denen Zustand genauso wichtig ist wie Position, fügt Zustandsüberwachung eine weitere Ebene hinzu. Sie meldet Probleme automatisch, statt bis zur nächsten geplanten Überprüfung zu warten.

Dies ändert auch, wie Berichterstattung funktioniert. Anstatt dass jemand Zahlen von jedem Standort zieht und einen Bericht von Hand zusammenstellt, generiert die Plattform ihn automatisch. Sichtbarkeitsquote, nicht erfasste Assets nach Standort und Bewegungsverlauf sind alle sofort verfügbar, an einem Ort, ohne dass jemand Daten verfolgen oder zusammenfügen muss.

Die Unternehmen, die den größten Wert aus Tracking-Technologie erhalten, sind normalerweise diejenigen, die bereits versucht haben, einen disziplinierten manuellen Prozess wie den oben beschriebenen durchzuführen. Sie versuchten es, und trafen die gleiche Wand: eine einzige Quelle der Wahrheit, die sich nur so schnell aktualisiert wie der langsamste Standort Bericht erstattet.

Bild: Dashboard verfolgt Sichtbarkeitsquote und nicht erfasste Assets im Laufe der Zeit